آخر تحديث :الأحد-07 يوليو 2024-07:41م

إدارة السكرتارية والتوثيق



تعد إدارة السكرتارية والتوثيق المستوى الإداري المسؤول عن استلام البريد الخاص بالمدير وتسلّمه، وتنظيم الأرشيف بالإضافة إلى أعمال الطباعة، وعلى وجه الخصوص تتولى المهام والاختصاصات الآتية:
1-تسجيل البريد الوارد والصادر في سجلات خاصة تدون فيها توجيهات المدير.
2-الإشراف المباشر على أرشفة جميع المعاملات الصادرة والواردة وحفظها بملفات.
3-طباعة الرسائل والمذكرات الصادرة عن المدير، وأي أعمال طباعة أخرى.
4-فتح ملف مراسلات داخلية، وفتح ملف مراسلات خارجية مع الجهات المختلفة.
5-تنظيم مقابلات المدير وتنظيم المراسلات الصادرة والواردة في الملفات الخاصة بها، وعمل مطوية في كل ملف تحدد محتوياته.
6-إعداد التقارير الدورية عن سير العمل في الإدارة، والصعوبات التي تواجهها، وتقديم المقترحات لتحسين العمل وتطويره، ورسم خطط تطويرها وآليتها، ورفعها إلى المدير.
7-أي مهام واختصاصات أخرى يكلفها بها المدير.